Coopérative scolaire : l’opération photo dans le compte rendu financier

Chaque année en septembre, le mandataire de la coopérative scolaire boucle les comptes de l’année écoulée et les transmet à son association départementale. L’opération photo y est souvent l’une des lignes les plus importantes. C’est aussi l’une des plus difficiles à justifier.

Ce guide s’adresse aux photographes qui veulent faciliter ce moment, et aux mandataires qui se demandent quoi réclamer.

Le compte rendu en bref

Pour une coopérative affiliée à l’OCCE :

• l’exercice comptable court du 1er septembre au 31 août ;
• le mandataire établit un compte rendu d’activités et un compte rendu financier ;
• une commission de contrôle des comptes examine les comptes et rend son rapport ;
• l’ensemble est transmis à l’association départementale au plus tard le 30 septembre ;
• la coopérative conserve sa copie pendant dix ans.

En cas de changement de mandataire, certaines associations départementales demandent une clôture plus précoce. Les modèles de documents et la liste des pièces varient d’un département à l’autre : c’est l’association départementale qui fait référence.

Pourquoi l’opération photo est difficile à justifier

Vue du mandataire, l’opération photo se présente rarement comme une ligne nette :

• des virements arrivent sur le compte, parfois plusieurs, sans détail ;
• des espèces ont été collectées en classe, puis déposées en une ou plusieurs fois ;
• des chèques ont été remis à la banque à des dates différentes ;
• la facture du photographe arrive plus tard, parfois après la clôture ;
• une partie de l’argent n’est pas encore versée au 31 août.

Reconstituer l’opération à partir de ces morceaux, c’est le travail que le mandataire fait souvent seul, en septembre, avec des relevés bancaires et des enveloppes.

Ce que le photographe peut fournir

Le photographe est le seul à avoir la vue d’ensemble. Quatre documents suffisent au mandataire :

1. le total vendu aux familles, ventilé par moyen de paiement : en ligne, en espèces, par chèque ;
2. votre facture de prestation, au nom de la coopérative, et le montant de la part qui revient à la coopérative ;
3. le journal des opérations : chaque encaissement et chaque versement, daté ;
4. l’état au 31 août : ce qui a été versé, et ce qui reste à recevoir.

Remis à la fin de la vente, ou au plus tard début septembre, ces documents transforment une corvée en formalité. Un mandataire qui a passé une rentrée tranquille grâce à vous s’en souvient au moment de choisir le photographe de l’année suivante.

La logique comptable : une cession

Pour la coopérative, l’opération photo se lit en général comme une cession : elle achète des photos au photographe et les revend aux familles. On y trouve donc :

• une vente aux familles, en produit ;
• un achat au photographe, en charge ;
• un résultat, qui correspond à la part de la coopérative.

Les comptes précis à utiliser dépendent du plan de comptes de chaque association départementale : le mandataire s’y réfère, plutôt qu’à un modèle trouvé ailleurs.

À l’échelle d’une école, cela donne par exemple :

Le guide qui vend, qui encaisse, qui reverse explique comment se construit la part de la coopérative.

Deux pièges classiques

L’exercice se ferme avant le versement

Une vente peut se terminer en juin, et son versement arriver en juillet, voire en septembre. Or l’exercice se clôt le 31 août. Si la part de la coopérative n’est pas encore versée à cette date, elle doit être inscrite comme un montant restant à recevoir. Sinon, le compte rendu affiche une vente sans l’encaissement correspondant, et les comptes ne tombent pas juste.

À l’inverse, si la coopérative a déjà encaissé des sommes qui reviennent au photographe, l’écart doit apparaître comme une somme restant à reverser.

Un chèque n’est pas de l’espèce

Les chèques sont déposés à la banque et apparaissent sur le relevé. Les espèces passent par la caisse de la coopérative avant d’être déposées, parfois en plusieurs fois. Si l’opération photo ne les distingue pas, le mandataire ne peut pas rapprocher sa caisse de son compte bancaire. Quand un écart subsiste entre le solde comptable et le relevé, certaines associations départementales demandent d’ailleurs un état de rapprochement bancaire.

Le calendrier du mandataire

Ce que fait Fotho

Pour chaque coopérative, Fotho produit une attestation annuelle de l’opération photo sur l’exercice du 1er septembre au 31 août, le journal détaillé des encaissements et des versements en PDF, et le même journal en tableur. Les remises en banque, avec leur date et leur numéro de bordereau, y sont enregistrées pour que la caisse et le compte se rapprochent. Voir les documents remis à la coopérative.

Sources

• Retour des comptes rendus financiers et d’activités : échéance et procédure, OCCE.
• Le compte rendu financier et d’activités statutaires, OCCE du Nord.
• Qu’est-ce qu’une coopérative scolaire ?, OCCE des Yvelines.