L’opération photo, justifiée ligne par ligne.
Au plus tard le 30 septembre, la coopérative remet à son association départementale le compte rendu financier de l’exercice clos le 31 août. L’opération photo y tient quelques lignes, les plus pénibles à justifier : un virement arrive sans son détail. Fotho fournit ce détail.
Ce que Fotho ne fait pas
Fotho ne remplit pas votre compte rendu financier. Il ignore vos subventions, vos sorties, votre assurance et vos cotisations. Il produit la pièce justificative de l’opération photo, et seulement elle.
Pour comprendre comment l’opération se lit dans les comptes, voyez le guide l’opération photo dans le compte rendu financier.
Reste à recevoir au 31/08 : 62,00 €, versé après la clôture.
Trois documents
Trois documents
Attestation annuelle
Les montants de l’opération photo, la ventilation entre carte, espèces et chèques, le rapprochement entre la banque et la caisse, et la liste des pièces à joindre.
1 page A4, PDF
À la clôture de l’exercice, le 31 août.
Journal détaillé
Une ligne par encaissement et par versement, dans l’ordre. C’est ce que la commission de contrôle des comptes vérifie par sondage.
Plusieurs pages, PDF
À tout moment de l’exercice.
Le même journal en tableur
Pour être collé dans le tableur que l’association départementale transmet avec son formulaire.
CSV, séparateur point-virgule
À tout moment de l’exercice.
Deux pièges que nous traitons
Les deux endroits où les chiffres cessent de tomber juste.
L’exercice se ferme avant le versement
L’exercice court du 1er septembre au 31 août, mais le versement d’une commande d’août arrive après la clôture. Sans mention, le compte de vente ne coïncide plus avec le relevé bancaire, et le bilan simplifié semble faux. Le montant acquis mais pas encore versé est donc affiché en clair, sous son nom.
Un chèque n’est pas de l’espèce
Un chèque part en banque, une pièce reste en caisse. Beaucoup d’outils additionnent les deux. Fotho les sépare, enregistre la date de remise et le numéro de bordereau, et impute les remises aux chèques d’abord. Sinon, l’écart entre la caisse et le compte reste inexplicable.
La grille de votre association
Point par point, ce que Fotho répond.
Les associations départementales diffusent aux écoles une notice de vérification du prestataire, et le cadre national de la photographie scolaire publié en 2025 par l’OCCE et les fédérations de photographes en reprend l’essentiel. Voici nos réponses.
La transaction financière passe par la coopérative de l’école.
L’encaissement se fait au nom de la coopérative ou de son association départementale, selon le mode retenu pour la campagne. La coopérative est la structure vendeuse.
La facture est adressée à la coopérative, pour l’intégralité des photos commandées.
Une facture de prestation au nom de la coopérative est établie à chaque cycle, numérotée sans trou, téléchargeable depuis son espace.
Le mandataire connaît la répartition des sommes : commission de la plateforme, rémunération du photographe, part de la coopérative.
Le relevé détaille les trois lignes pour chaque période, et le journal les reprend commande par commande.
Tous les paiements, en ligne, par chèque ou en espèces, sont centralisés.
Les règlements remis à l’école se saisissent dans le même circuit que la carte, avec la date de remise en banque et le numéro de bordereau.
Le mandataire dispose d’un accès direct aux commandes passées en ligne.
Un espace établissement lui est ouvert : campagnes, commandes, ventes, part reversée, et les documents ci-dessus en téléchargement.
Seuls les parents de l’enfant accèdent à ses photos, par un code confidentiel individuel.
Un code par élève, cinq caractères, sans donnée personnelle. L’établissement peut exiger en plus la date de naissance de l’enfant.
Aucune extraction de la base élèves, aucune communication des données des familles.
Les données de chaque établissement sont cloisonnées, jamais visibles depuis un autre. Fotho n’exploite aucune donnée d’élève ni de famille à d’autres fins que la commande.
Les positions varient d’un département à l’autre, notamment sur le paiement en ligne par les familles. Demandez-nous la fiche de votre association : nous vous répondrons précisément, y compris si Fotho ne convient pas à votre cas.
Et si le paiement en ligne est refusé ?
Alors on ne l’utilise pas. Les familles règlent en espèces ou par chèque à l’école, la saisie se fait en un clic, et la commande suit le même circuit : production, suivi, part de la coopérative, grand livre, et les mêmes documents en fin d’exercice. La galerie en ligne reste utile pour choisir sans imprimer de planches inutiles.