Dans une école, trois acteurs se partagent l’argent des photos : les familles qui paient, la coopérative scolaire qui vend et le photographe qui produit. Selon les cas s’en ajoute un quatrième, l’association départementale. Savoir qui fait quoi n’est pas affaire de préférence : c’est fixé par les textes, et c’est ce qui détermine vos factures.
Ce guide présente la règle, les structures qu’on rencontre et un exemple chiffré. Il ne remplace pas l’avis d’un expert-comptable, en particulier pour la TVA.
La règle : c’est la coopérative qui vend
La circulaire du 12 juin 2003, rappelée par le cadre national de 2025, est claire : dans une école, seules la coopérative scolaire ou une association liée à l’école peuvent commander et vendre des photos aux familles.
Le cadre national en tire trois conséquences :
- les paiements des familles passent par la coopérative ;
- le photographe ne peut pas encaisser directement les règlements des familles ;
- la facturation est réalisée au nom de la coopérative.
Autrement dit, le photographe vend sa prestation à la coopérative, qui revend les photos aux familles. La part de la coopérative, c’est la différence entre les deux.
Qui est « la coopérative » ?
Le mot recouvre plusieurs réalités.
La coopérative affiliée à l’OCCE, la plus courante dans le premier degré. Elle n’a pas de personnalité juridique propre : c’est une section locale de l’association départementale OCCE, une association loi 1901 reconnue d’utilité publique. Elle est gérée par un mandataire, désigné par le conseil d’administration départemental sur proposition du conseil de coopérative de l’école, qui dispose d’un pouvoir sur le compte bancaire ouvert par l’association départementale au nom de la coopérative.
La coopérative autonome, constituée en association indépendante, avec ses propres statuts et son propre compte.
Les autres associations liées à l’école : association de parents d’élèves, association sportive, et dans le second degré les associations propres à l’établissement.
La conséquence pratique est simple : sachez à qui vous facturez. Pour une coopérative OCCE, votre facture s’adresse à la coopérative, et c’est le mandataire qui la règle.
Deux façons d’écrire la part de la coopérative
Le cadre national prévoit deux présentations, à convenir entre le photographe et la coopérative :
- un pourcentage en déduction de la facture du photographe : vous facturez le total des ventes, moins la part de la coopérative ;
- une double mention de prix sur le bon de commande : un « prix du photographe » et un « prix de la coopérative ».
Dans les deux cas, la part de l’école apparaît clairement. En cas de vente hors ligne, elle figure sur le bon de commande signé.
Un exemple chiffré
Prenons une commande de 44,00 € passée par une famille, et une part de coopérative convenue à 20 % du prix de vente.
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Prix payé par la famille | 44,00 € |
| Part de la coopérative (20 %) | 8,80 € |
| Prestation du photographe, facturée à la coopérative | 35,20 € |
Pour la coopérative, l’opération se lit comme une cession : une vente de 44,00 € aux familles, un achat de 35,20 € au photographe, et un résultat de 8,80 €. C’est cette lecture que le mandataire doit retrouver dans ses comptes, comme le détaille le guide sur l’opération photo dans le compte rendu financier.
Si vous utilisez une plateforme de vente en ligne, ses frais se déduisent de votre part, pas de celle de la coopérative : c’est votre outil de travail.
Les paiements en ligne
Quand la vente passe par une plateforme, le cadre national ajoute des exigences précises :
- la plateforme dispose d’un compte bancaire dédié aux encaissements ;
- les paiements sont faits sur ce compte séquestre dédié à la coopérative scolaire ;
- tous les paiements, en ligne, par chèque ou en espèces, sont centralisés sur la plateforme ;
- la facturation est exhaustive ;
- les paiements respectent la DSP2, la directive européenne sur les services de paiement.
Concrètement, l’argent des familles ne transite jamais par votre compte. Il est encaissé pour la coopérative, puis votre prestation vous est versée.
Espèces et chèques
Les règlements hors ligne restent fréquents, et deviennent la règle quand l’association départementale refuse le paiement en ligne. Ils suivent la même logique : ils sont remis à l’école, au nom de la coopérative.
Deux précautions évitent les casse-têtes de fin d’exercice.
Séparez les chèques des espèces. Un chèque est déposé à la banque ; les espèces restent en caisse jusqu’à leur remise. Les additionner dans un même total rend le rapprochement impossible.
Notez la date et la référence de chaque remise en banque. C’est ce qui permet au mandataire d’expliquer l’écart entre ce qui a été encaissé et ce qui apparaît sur son relevé.
La TVA, en deux mots
Votre facture suit votre propre régime de TVA. Si vous relevez de la franchise en base, elle porte la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Si vous êtes assujetti, elle fait apparaître la TVA au taux applicable. Le régime fiscal de la coopérative, lui, relève de son association départementale. Pour tout cas particulier, l’avis d’un expert-comptable s’impose.
Quand verser
La vente se termine, la production suit, puis vient le moment des versements. Deux dates comptent.
À la fin de la production, l’état définitif des ventes permet d’établir votre facture et de solder la part de la coopérative.
Au 31 août, l’exercice de la coopérative se clôt. Ce qui n’est pas encore versé à cette date doit être documenté comme un montant restant à recevoir, sinon son compte rendu ne tombe pas juste.
Hors de l’école : clubs et associations
La circulaire de 2003 concerne la photographie scolaire. Pour un club sportif ou une association sans lien avec une école, elle ne s’applique pas : le photographe peut vendre directement aux familles et reverser une part au club, à condition de l’écrire dans une convention. La transparence envers les familles reste la meilleure règle.
À retenir
- Dans une école, c’est la coopérative qui vend ; vous lui facturez votre prestation.
- La part de la coopérative apparaît en déduction de votre facture, ou par une double mention de prix.
- Vous n’encaissez jamais directement l’argent des familles.
- Tous les paiements, espèces et chèques compris, sont centralisés et tracés.
- Au 31 août, tout est versé, ou documenté.
Ce que fait Fotho
Fotho peut encaisser les paiements en ligne au nom de la coopérative, et centralise dans le même circuit les règlements en espèces et par chèque, avec la date et le numéro de bordereau de chaque remise en banque. La part de chaque école est calculée à chaque commande et tracée dans un grand livre, et les factures sont établies automatiquement. Voir ce que reçoit la coopérative.
Sources
- Cadre national relatif à la pratique de la photographie scolaire, OCCE, FFPMI et FNP, 2025.
- Circulaire du 12 juin 2003 relative à la photographie scolaire, Bulletin officiel de l’Éducation nationale n° 24.
- Qu’est-ce qu’une coopérative scolaire ?, OCCE des Yvelines.
- Directive (UE) 2015/2366 concernant les services de paiement, dite DSP2.
- Code général des impôts, article 293 B (franchise en base de TVA).
Écrit par l’équipe Fotho, qui construit le logiciel autour d’un photographe scolaire en activité. Une erreur, une précision ? bonjour@fotho.fr
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